La synchronisation de vos données de contacts et entreprises avec Hubspot est spécialement étudiée pour limiter le risque de doublons. Le fonctionnement est le suivant
- à l'initialisation du compte (1ère connexion), puis ensuite tous les jours, GetQuanty se connecte à HubSpot pour récupérer l'index des entreprises présentes dans Hubspot.
- lorsqu'une entreprise fait une visite sur votre site , elle est rapprochée de l'index des entreprises par le nom de société et à défaut par le nom de domaine afin de ne pas créer de doublons si elle existe déjà. A chaque visite les informations Getquanty seront ainsi mises à jour (notamment date de dernière visite, scoring, segment...). Ceci minimise le risque de création de nouvelle entreprise alors qu'elle existait déjà dans Hubspot (sans pour autant le garantir à 100% si dans Hubspot ou dans Getquanty on ne dispose pas d'information discriminante)
- si des contacts sont identifiés ou achetés sur cette entreprise dans Getquanty, les contacts sont proprement rattachés à l'entreprise, même si leur adresse email ne porte pas un des noms de domaines déclarés. Ce mécanisme unique à Getquanty garantit que les contacts ne seront pas éclatés dans plusieurs entreprises homonymes, ou rattachées à aucune, comme cela malheureusement se produit parfois dans Hubspot quand on injecte des contacts sans référence à une entreprise précise ou avec un email personnel.
Alors comment cela se fait-il que j'ai encore des doublons dans Hubspot ?
Si GetQuanty ne génère pas de doublons par lui-même dans Hubspot, pour autant votre CRM continue de "vivre" de son côté.
En particulier vos utilisateurs continuent de créer de nouvelles fiches contacts ou entreprises et rien n'interdit dans Hubspot de créer des doublons... surtout si vous avez activé les extensions Gmail ou réalisez des imports de données externes il se peut que vous voyiez apparaitre des doublons... comme avant Getquanty !
Afin de maximiser les chances de rapprochement, nous vous encourageons à renseigner le nom de domaine sur vos entreprises dans Hubspot. En effet lorsqu'un contact est créé dans Hubspot sans lui rattacher d'entreprises, Hubspot tente de découvrir son entreprise de rattachement via le nom de domaine de l'email. Si aucune entreprise n'existe encore avec ce nom de domaine, il va créer une nouvelle entreprise à partir de son propre référentiel. S'il ne trouve aucune entreprise associée (ex adresse en gmail) il ne crée pas d'entreprise et le contact reste "orphelin".